As ferramentas de gestão são essenciais para melhorar os resultados de qualquer negócio, pois elas permitem que o trabalho seja realizado de forma mais organizada, com uma melhor distribuição de tarefas e rápida identificação dos erros.
Existem algumas metodologias extremamente famosas, como a Kanban e a Matriz Swot, que são colocadas em prática por grandes líderes ao redor do mundo e impulsionam as empresas de forma extraordinária.
Se você não quer ficar de fora dessa e deseja começar a entender como esses processos de gestão funcionam, continue lendo este texto. Aqui iremos abordar 5 metodologias, explicando o que são, como funcionam e como colocá-las em prática. Acompanhe!
Tópicos
O que são e como funcionam as ferramentas de gestão empresarial?
Algumas ferramentas de gestão empresarial reúnem estratégias e técnicas que podem ser adotadas pelos gestores para aumentar a eficiência do trabalho. Elas podem agilizar os processos e gerar um consequente aumento da produtividade.
As ferramentas foram desenvolvidas com diversos detalhes, assim é possível saber exatamente o que fazer para implementá-las e quais são os resultados esperados. Os modelos escolhidos devem se ajustar às suas expectativas, modelo de negócio e preferências pessoais.
Quais são as principais ferramentas de gestão empresarial?
Existem diversas ferramentas que podem ser aplicadas em seu negócio. O mais importante é adotar pelo menos uma delas para que a sua empresa tenha um direcionamento melhor. Abaixo listamos algumas opções extremamente interessantes.
Kanban
Kanban é uma ferramenta de gestão que tem o objetivo de organizar e melhorar o fluxo de trabalho por meio de elementos visuais. A palavra em si significa “cartão visual” em japonês, então já podemos ter uma ideia do que representa.
Basicamente Kanban possui um quadro em que todas as tarefas são divididas. Assim é mais fácil para os colaboradores visualizarem o status de determinado trabalho e saber exatamente o que devem fazer.
Além disso, a metodologia ajuda a limitar a quantidade de processos em andamento para que não haja sobrecargas. Os envolvidos também são incentivados a sugerir melhorias constantes para que o fluxo seja cada vez mais otimizado.
Kanban surgiu no sistema de produção da Toyota e hoje pode ser usado nos mais diversos setores, incluindo viagens, desenvolvimento de softwares e outros.
BMC
BMC é a abreviação de Business Model Canva. Essa ferramenta permite que as empresas avaliem a viabilidade de um negócio, testem novas ideias e identifiquem boas oportunidades.
O BMC foi criado pelo suíço Alexander Osterwalder e é baseado em um modelo visual e colaborativo, em que diversas pessoas envolvidas no processo estão autorizadas a fazerem modificações e propor melhorias.
Em termos práticos essa ferramenta é formada por um quadro com 9 blocos em que são dispostos vários elementos fundamentais em um modelo de negócio. São eles:
- Proposta de Valor;
- Segmento de Clientes;
- Canais de Distribuição;
- Relacionamento com o Cliente;
- Fontes de Receita;
- Atividades-chave;
- Recursos Principais;
- Parcerias Principais;
- Estrutura de Custos.
Matriz SWOT
A matriz SWOT é uma ferramenta utilizada por empresas para ajudar a traçar planos de melhorias. Para isso são avaliados 4 pontos, dois internos: forças e fraquezas, seguido de dois externos: oportunidades e ameaças.
Essas palavras são a tradução direta do que representa cada letra da sigla: strengths, weaknesses, opportunities e threats. Então, ao preencher cada um dos pontos com informações sobre a empresa os gestores conseguem ter uma visão mais clara dos pontos positivos, negativos e do que pode prejudicar o negócio externamente.
- Forças: representam os pontos que podem significar uma vantagem competitiva, como reputação, habilidades e diferenciais;
- Fraquezas: é preciso ser sincero e reconhecer o que pode colocar o negócio em desvantagem em relação à concorrência, como processos internos confusos e produtos de pouca qualidade;
- Oportunidades: o que há no mercado que a empresa pode aproveitar? Algumas possibilidades são seguir novas tendências e focar nas necessidades reais dos clientes;
- Ameaças: uma empresa que quer crescer precisa estar atenta a fatores externos que possam prejudicá-la, como instabilidade econômica ou novidades nos concorrentes.
BSC (Balanced Scorecard)
Essa é uma das ferramentas de gestão preferidas de grandes empresas ao redor do mundo. Ela foi desenvolvida na década de 90 por Robert Kaplan e David Norton e visa medir o desempenho da empresa por meio de 4 fatores:
- Financeiro;
- Clientes;
- Processos internos;
- Aprendizagem e crescimento.
Os gestores usam vários indicadores de desempenho em cada item para monitorar o progresso e fazer os alinhamentos com os objetivos da instituição. Assim a empresa conta com um quadro abrangente que permite identificar setores que podem melhorar. Veja abaixo alguns conceitos analisados em cada tópico:
- Financeiro: são analisadas a receita, o lucro e os retornos sobre os investimentos;
- Clientes: são medidas a satisfação do cliente e a lealdade, o que ajuda a perceber se as necessidades do consumidor estão sendo atendidas;
- Processos internos: esses indicadores avaliam a eficiência interna da empresa, levando em consideração os ciclos e as taxas de defeitos;
- Aprendizado e crescimento: concentra-se na capacidade da empresa em aprender e inovar. Nesse sentido são analisadas as competências, habilidades dos colaboradores e o poder de inovação.
PDCA
A metodologia PDCA é uma técnica cíclica que ajuda a melhorar a eficiência dos processos empresariais de forma contínua. A sigla é uma abreviação de Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir). Assim, quando um ciclo é encerrado, a empresa pode executar o processo novamente para encontrar novas formas de aumentar sua eficácia.
Para entender melhor como aplicar essa estratégia é interessante analisar cada um dos pontos separadamente:
- Planejamento: nessa etapa a empresa deve definir os objetivos do processo e identificar quais são os recursos necessários e os resultados almejados;
- Execução: como o nome sugere, é hora de colocar em prática o que foi definido no planejamento;
- Verificação: os responsáveis analisam os resultados e fazem uma comparação entre o que era esperado e o que de fato foi alcançado;
- Ação: após identificar os erros é preciso tomar algumas ações corretivas, identificar possibilidades de melhoria e pensar no que pode ser feito a longo prazo para que o problema não volte a ocorrer.
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